Tietosuojakäytäntö
Tässä tietosuojakäytännössä kerromme läpinäkyvästi, miten Frostpearl Studio käsittelee henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään, kuinka kauan niitä säilytetään ja miten voit käyttää oikeuksiasi.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Tämän verkkosivuston henkilötietojen rekisterinpitäjä on Frostpearl Studio Oy. Rekisterinpitäjän postiosoite on Kauppamiehenkatu 12, 02770 Espoo, Suomi. Tietosuojaa, henkilötietojen käsittelyä ja rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen info@frostpearlstudio.com.
Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679, Suomen tietosuojalain (1050/2018) sekä muun soveltuvan tietosuoja- ja sähköisen viestinnän lainsäädännön mukaisesti.
2. Soveltamisala
Tätä tietosuojakäytäntöä sovelletaan henkilötietoihin, joita käsittelemme, kun käytät Frostpearl Studion verkkosivustoa, lähetät yhteydenottolomakkeen, otat yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse, pyydät tietoja tuotteista ja palveluista taikka asioit kanssamme muulla tavoin.
Käytäntö ei koske sellaisten täysin itsenäisten kolmansien osapuolten palveluita, joihin verkkosivustolla mahdollisesti viitataan. Tällaiset toimijat vastaavat omasta henkilötietojen käsittelystään ja omista tietosuojakäytännöistään.
3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Käsittelemme vain tietoja, jotka ovat tarpeellisia ilmoitettujen käyttötarkoitusten kannalta. Tietojen laajuus riippuu siitä, miten käytät sivustoa ja mitä tietoja päätät antaa meille.
- Yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja mahdollinen postiosoite.
- Viestintätiedot, kuten yhteydenoton sisältö, palautteet, kysymykset, toiveet ja aiempi kirjeenvaihto.
- Asiointi- ja tilaustiedot, jos palvelusta, varauksesta tai tuotteesta sovitaan erikseen.
- Tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selaintyyppi, laitetyyppi, käyttöjärjestelmä, sivupyynnön ajankohta, viittaava sivu ja palvelinlokien turvallisuustiedot.
- Suostumuksiin ja kieltoihin liittyvät tiedot silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.
- Muut tiedot, jotka annat meille vapaaehtoisesti yhteydenoton yhteydessä.
4. Henkilötietojen lähteet
Saamme henkilötiedot ensisijaisesti suoraan sinulta. Tietoja syntyy esimerkiksi, kun täytät yhteydenottolomakkeen, lähetät sähköpostia, soitat meille tai sovit palvelusta. Tekniset lokitiedot syntyvät automaattisesti palvelimen ja selaimen välisen viestinnän yhteydessä.
Emme hanki henkilötietoja tietojen välittäjiltä markkinointitarkoituksiin emmekä yhdistä sivuston tietoja ulkopuolisiin kuluttajaprofiileihin ilman erillistä lainmukaista perustetta ja asianmukaista informointia.
5. Käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietoja voidaan käsitellä yhteydenottoihin vastaamiseksi, asiakaspalvelun toteuttamiseksi, palvelu- ja tuotekyselyjen käsittelemiseksi, sovittujen velvoitteiden hoitamiseksi, verkkosivuston teknisen toimivuuden ja tietoturvan varmistamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Tietoja ei käytetä myöhemmin sellaiseen uuteen ja yhteensopimattomaan tarkoitukseen, josta sinulle ei ole kerrottu. Jos käsittelyn tarkoitus muuttuu olennaisesti, arvioimme uuden oikeusperusteen ja päivitämme tätä käytäntöä ennen uuden käsittelyn aloittamista.
6. Käsittelyn oikeusperusteet
Käsittely voi perustua sopimuksen tekemistä edeltäviin toimenpiteisiin tai sopimuksen täytäntöönpanoon, kun pyydät tarjousta, varausta tai palvelua. Yhteydenottoihin vastaaminen ja palvelun kehittäminen voivat perustua rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, kun käsittely on kohtuudella odotettavaa eikä syrjäytä rekisteröidyn oikeuksia.
Lakisääteisiä tietoja voidaan käsitellä kirjanpito-, kuluttajansuoja- tai muiden velvoitteiden noudattamiseksi. Vapaaehtoinen suoramarkkinointi tai ei-välttämättömien evästeiden käyttö perustuu tarvittaessa ennakolta annettuun, yksilöityyn ja peruutettavissa olevaan suostumukseen.
7. Yhteydenottolomake
Lomakkeella annettuja tietoja käytetään vain viestin käsittelyyn, asian selvittämiseen ja vastauksen toimittamiseen. Pakolliset kentät on merkitty teknisesti pakollisiksi, jotta voimme tunnistaa yhteydenoton ja vastata siihen. Älä lähetä lomakkeella erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, maksukorttitietoja, henkilötunnusta tai muuta tarpeetonta arkaluonteista tietoa.
Verkkosivuston lomake ei käytä ulkopuolista lomakevälityspalvelua. Lomakkeen toiminnallisuus ei itsessään oikeuta säilyttämään tietoja pidempään kuin asian käsittely sitä edellyttää.
8. Vastaanottajat ja henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoihin pääsevät vain ne henkilöt, joille tiedot ovat työtehtävien vuoksi tarpeellisia. Voimme käyttää luotettavia palveluntarjoajia esimerkiksi verkkopalvelun ylläpitoon, hostingiin, sähköpostiin, tietoturvaan, kirjanpitoon tai tekniseen tukeen. Tällaiset toimijat käsittelevät tietoja ohjeidemme ja sopimuksen perusteella.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle tai muulle taholle, jos laki, sitova viranomaismääräys, oikeudellinen vaatimus tai oikeuksien suojaaminen sitä edellyttää. Emme myy henkilötietoja.
9. Tietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tavoitteena on käsitellä tiedot Euroopan talousalueella. Jos jokin palveluntarjoaja käsittelee tietoja ETA-alueen ulkopuolella, varmistamme siirron lainmukaisuuden esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksellä, vakiosopimuslausekkeilla ja tarvittavilla täydentävillä suojatoimilla.
Voit pyytää lisätietoja käytetyistä siirtomekanismeista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
10. Säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin käsittelyn tarkoitus, sopimus, oikeudellisen vaateen käsittely tai lakisääteinen velvoite edellyttää. Yhteydenotot poistetaan tai anonymisoidaan yleensä, kun asia on ratkaistu eikä jatkosäilytykselle ole perustetta.
Sopimus- ja kirjanpitoaineistoa voidaan säilyttää kirjanpitolainsäädännön ja muiden pakottavien määräaikojen mukaisesti. Turvallisuuslokien säilytysaika pidetään mahdollisimman lyhyenä ja suhteutetaan tietoturvariskiin. Säilytysaikojen päättyessä tiedot poistetaan, anonymisoidaan tai tehdään pysyvästi tunnistamattomiksi.
11. Tietoturva
Suojaamme henkilötiedot asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Näitä voivat olla käyttöoikeuksien rajaaminen, vahvat tunnistautumismenetelmät, ohjelmistojen päivitykset, varmuuskopiointi, salattu tiedonsiirto, lokitus, henkilöstön ohjeistus ja palveluntarjoajien huolellinen valinta.
Mikään verkkoyhteys ei ole täysin riskitön. Jos havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, arvioimme riskin ja ilmoitamme siitä valvontaviranomaiselle sekä tarvittaessa rekisteröidyille laissa säädetyissä määräajoissa.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on soveltuvan lainsäädännön edellytysten täyttyessä oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, tarkastaa tietosi, pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua, pyytää tietojen poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä sekä saada suostumukseen tai sopimukseen perustuvat tiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
Kun käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Oikeudet eivät ole ehdottomia, ja esimerkiksi lakisääteinen säilytysvelvollisuus voi estää välittömän poistamisen.
13. Oikeuksien käyttäminen ja henkilöllisyyden varmistaminen
Lähetä oikeuksiasi koskeva pyyntö osoitteeseen info@frostpearlstudio.com. Kuvaa pyynnössä riittävän tarkasti, mitä tietoja tai käsittelyä pyyntö koskee. Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi, jotta tietoja ei luovuteta väärälle henkilölle.
Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä ja yleensä kuukauden kuluessa. Laaja tai monimutkainen pyyntö voi pidentää määräaikaa lain sallimalla tavalla. Pyynnöt ovat lähtökohtaisesti maksuttomia, mutta ilmeisen perusteettomasta tai toistuvasta pyynnöstä voidaan periä kohtuullinen maksu tai pyyntö voidaan hylätä lain sallimissa rajoissa.
14. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi
Emme tee verkkosivuston käyttäjistä yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Emme myöskään käytä sivustoa henkilökohtaiseen profilointiin ilman erillistä, selkeästi ilmoitettua perustetta.
15. Alaikäiset
Sivusto on tarkoitettu yleisölle, mutta emme tietoisesti kerää lapsilta henkilötietoja ilman huoltajan asianmukaista osallistumista silloin, kun se on lain mukaan tarpeen. Huoltaja voi pyytää alaikäistä koskevien tarpeettomasti kerättyjen tietojen poistamista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
16. Evästeet ja tekninen tallennus
Sivuston evästeiden ja vastaavien tekniikoiden käytöstä kerrotaan erillisessä evästekäytännössä. Sivusto ei tämän käytännön päivityshetkellä käytä analytiikka- tai markkinointievästeitä oletusarvoisesti. Jos käytäntö muuttuu, ei-välttämättömät tekniikat otetaan käyttöön vasta tarvittavan suostumuksen jälkeen.
17. Oikeus tehdä valitus
Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti, pyydämme ottamaan ensin yhteyttä meihin, jotta voimme selvittää asian. Sinulla on myös oikeus saattaa asia toimivaltaisen valvontaviranomaisen käsiteltäväksi. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
18. Vastuut ja dokumentointi
Rekisterinpitäjä ylläpitää tarpeellisessa laajuudessa selostetta käsittelytoimista, arvioi käsittelyyn liittyviä riskejä ja tarkistaa teknisiä sekä organisatorisia suojaustoimia säännöllisesti. Mikäli suunniteltu käsittely todennäköisesti aiheuttaisi korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, ennen käsittelyn aloittamista arvioidaan tarve tehdä tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi.
Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset dokumentoidaan. Jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, asiasta ilmoitetaan toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa. Korkean riskin tilanteessa myös rekisteröidyille annetaan lain edellyttämät tiedot.
Palveluntarjoajien kanssa tehdään tarvittaessa kirjalliset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset. Käsittelijöiltä edellytetään asianmukaista salassapitoa, tietoturvaa, avustamista rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa sekä tietojen poistamista tai palauttamista palvelusuhteen päättyessä.
19. Muutokset tähän käytäntöön
Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä lainsäädännön, palvelun, tietojärjestelmien tai käsittelytapojen muuttuessa. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla ja siihen merkitään viimeisin päivityspäivä. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan asianmukaisella tavalla ennen niiden voimaantuloa, jos laki tai muutoksen luonne sitä edellyttää.